Adfærdskodeks for leverandører
Introduktion
MillerKnoll, Inc. og dets datterselskaber og tilknyttede virksomheder (samlet kaldet "MillerKnoll") er forpligtet til at drive deres forretning på en måde, der er etisk og socialt ansvarlig, lovlig og miljømæssigt bæredygtig. Vi er styret af vores fælles formål: design til gavn for menneskeheden. Dette formål afspejler vores ønske om at bruge styrken i design til at forbedre liv, hvad enten det er vores kunders, vores medarbejderes eller menneskers liv i de lokalsamfund, hvor vi bor og arbejder.
MillerKnoll forventer, at deres leverandører også forpligter sig til at skabe en bedre verden ved at understøtte målene om at reducere spild, bruge ressourcer ansvarligt, støtte medarbejderes rettigheder og fremme velfærden for sine medarbejdere og samfundet. Vi mener, at partnerskaber baseret på gennemsigtighed, samarbejde og gensidig respekt er afgørende for at opnå dette. Til dette formål har MillerKnoll oprettet et adfærdskodeks for leverandører, der beskriver de minimumskrav, som er nødvendige for at etablere og vedligeholde et forretningsforhold med MillerKnoll. På MillerKnolls anmodning skal leverandører fremlægge skriftlig dokumentation for de foranstaltninger, de har truffet for at bevise overholdelse af de krav, der er angivet i dette adfærdskodeks for leverandører.
Anvendelsesområde og omfang
Denne adfærdskodeks for leverandører gælder for leverandører til alle MillerKnoll-brands, herunder, men ikke begrænset til, de viste her.
MillerKnoll overholder alle gældende love, regler eller forskrifter i de lande, stater og områder, hvor virksomheden gør forretninger, og vi forventer, at vores leverandører gør det samme. Disse inkluderer, men er ikke begrænset til: Storbritanniens Modern Slavery Act, California Transparency in Supply Chains Act, Uyghur Forced Labor Prevention Act, Canadas Fighting Against Forced Labour and Child Labour in Supply Chains Act, Foreign Corrupt Practices Act og Storbritanniens Bribery Act.
MillerKnolls leverandører skal også overholde MillerKnolls offentliggjorte politikker og procedurer, som kan ses på vores hjemmeside: Juridiske politikker | MillerKnoll. Disse inkluderer, men er ikke begrænset til: MillerKnolls miljø-, sundheds- og sikkerhedspolitik, MillerKnolls globale skovbeskyttelsespolitik, kemikaliehåndteringspolitikken og politikken for konfliktmineraler.
Dette adfærdskodeks for leverandører er en generel erklæring om MillerKnolls forventninger til leverandører. Det erstatter eller tilsidesætter ikke eksisterende leverandøraftaler eller -forpligtelser og bør læses som et tillæg til og sammen med eventuelle leverandørforpligtelser, der er angivet i et af følgende:
Anmodninger om tilbud eller andre udbudsdokumenter.
Aftaler mellem MillerKnoll og leverandøren.
I tilfælde af en konflikt eller uoverensstemmelse mellem dette adfærdskodeks for leverandører og et hvilket som helst MillerKnoll-udbudsdokument eller en hvilken som helst gældende MillerKnoll-aftale, har vilkårene i MillerKnoll-udbuddet eller -aftalen forrang.
Der gælder ingen undtagelser eller afvigelser for dette adfærdskodeks for leverandører.
Stille spørgsmål og rapportere bekymringer
Hvis du har spørgsmål eller bekymringer vedrørende dette adfærdskodeks for leverandører, bedes du kontakte din MillerKnoll Supply Management-afdeling. Tilgå et sikkert websted for at dele dine bekymringer i al fortrolighed ved at besøge vores etik- og compliance-hotline på millerknoll.ethicspoint.com. MillerKnolls etik- og compliance-hotline er en fortrolig ekstern ressource, der forvaltes af en uafhængig virksomhed, NAVEX Global. Den er tilgængelig 24 timer i døgnet, syv dage om ugen, og på lokale sprog.
Menneskerettigheder og retfærdigt arbejde
Vi er forpligtet til at opretholde grundlæggende menneskerettigheder og mener, at alle mennesker skal behandles med værdighed, retfærdighed og respekt i overensstemmelse med FN's menneskerettighedserklæring. MillerKnoll hverken bruger eller tolererer brug af tvangsarbejde, ufrivilligt arbejde eller børnearbejde, og vi deltager heller ikke i menneskehandel – og vi tolererer heller ikke andre personer eller organisationer, der gør det. Vi følger alle gældende arbejds- og ansættelsesstandarder, love, regler, bestemmelser og politikker i de jurisdiktioner, hvor vi driver virksomhed, herunder løn- og arbejdstidslove og -bestemmelser. Leverandører forventes at overholde kravene på alle af de følgende områder:
Frit indgået arbejdsforhold
Leverandører må ikke anvende nogen form for tvangsarbejde, hverken i form af fængselsarbejde, kontraktbundet arbejde, gældsbundet arbejde, ufrivilligt arbejde eller andre former for tvangsarbejde.
Intet børnearbejde
Leverandører må ikke anvende børnearbejde og skal overholde den lokale lovgivning om minimumsarbejdsalder eller International Labour Organizations (ILO’s) standarder.
Mindsteløn
Leverandører skal betale løn for regelmæssigt arbejde og overarbejde samt levere personalegoder, der opfylder eller overstiger de lovgivningsmæssige krav.
Arbejdstid
Leverandører må ikke kræve, at medarbejderne arbejder mere end det maksimale antal daglige timer, der er fastsat i den lokale lovgivning.
Ingen hård, umenneskelig behandling eller misbrug
Leverandører skal behandle alle deres medarbejdere med værdighed og respekt. Leverandørens medarbejdere må under ingen omstændigheder udsættes for trusler om vold, fysisk afstraffelse eller indespærring eller andre former for fysisk, seksuel, psykisk eller verbal chikane eller misbrug.
Forbud mod forskelsbehandling
Leverandører må ikke diskriminere i ansættelsespraksis på baggrund af race, religion, alder, nationalitet, social eller etnisk oprindelse, seksuel orientering, køn, kønsidentitet eller -udtryk, civilstand, graviditet, politisk tilhørsforhold, handicap eller nogen anden grund, der er forbudt ved lov.
Foreningsfrihed
Leverandører skal anerkende og respektere deres medarbejderes ret til at oprette og tilmelde sig fagforeninger i overensstemmelse med lokale arbejdsmarkedslove og etableret praksis.
Sundheds- og sikkerhedspraksis
Leverandører skal stille et sikkert og sundt arbejdsmiljø til rådighed for deres medarbejdere for at forhindre ulykker og sundhedsskader, der måtte opstår som følge af eller i forbindelse med leverandørens drift. Leverandører skal blandt andet sørge for:
Arbejdsmiljø- og sikkerhedstræning.
Et system til rapportering af skader og sygdomme.
Medicinsk behandling og/eller kompensation til medarbejdere med skader/sygdom, der måtte opstå som følge af arbejde for leverandøren.
Maskinsikring og andre beskyttelsesforanstaltninger, herunder personlige værnemidler (PPE) for at forhindre skader/sygdomme hos medarbejdere.
Rene og sikre faciliteter, herunder nødudgange, der overholder lokal lovgivning og lokale regler.
Nødevakueringsprocedurer og -øvelser, tilstrækkeligt brandbekæmpelsesudstyr, der er frit tilgængeligt, samt førstehjælpskasser og øjenskyllestationer – alt efter hvad der er relevant for anlægget.
Miljøpraksis
Leverandører skal overholde alle miljølove og -regler, der gælder for deres aktiviteter verden over. Denne overholdelse skal bl.a. omfatte følgende punkter:
Indhentning og vedligeholdelse af miljøtilladelser og rettidig indsendelse af alle nødvendige rapporter.
Korrekt håndtering og bortskaffelse af farlige materialer.
Overvågning, kontrol og behandling af udledninger fra driften.
Ansvarlig skovpraksis
MillerKnoll forpligter sig til at indkøbe skovbaserede materialer ansvarligt for at sikre vores naturressourcers langsigtede bæredygtighed, eftersom de er afgørende for vores formål og for forretningens kontinuitet. MillerKnoll forpligter sig også til at overholde alle gældende love og regler, der påvirker skovprodukter og skovrelaterede praksisser relateret til virksomheden. Leverandører skal påvise overholdelse af lovgivningsmæssige krav, herunder, men ikke begrænset til:
U.S. Lacey Act (16 U.S.C. §§ 3371 -3378).
U.S. Toxic Substances Control Act of 1976 ("TSCA").
Canadas Formaldehyde Emissions from Composite Wood Products Regulations: SOR/2024-256.
EU-forordning (EU) 2023/1464 af 14. juli 2023 om ændring af bilag XVII til forordning (EF) nr. 1907/2006.
EU-forordning mod skovrydning ("EU's forordning mod skovrydning", "EUDR") – Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/1115 af 31. maj 2023.
EU's tømmerforordning ("EUTR") – Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 995/2010 af 20. oktober 2010.
UK Timber and Timber Products (Placing on the Market) Regulations 2013 med ændringer pr. 1. januar 2021 ("UK Timber Regulations", "UKTR").
Australian Illegal Logging Prohibition Act.
Både Knoll og Herman Miller har en lang historie med Forest Stewardship Council™-certificering (FSC™-certificering), der strækker sig helt tilbage til 1995. MillerKnoll bygger i dag videre på dette forhold ved at arbejde på at standardisere FSC-certificering i hele forsyningskæden. Brands på tværs af MillerKnoll-familien tilbyder mange standardprodukter som FSC-certificerede (FSC-C028824) uden ekstra gebyrer eller forlængede leveringstider. Derfor forventer MillerKnoll, at deres leverandører har FSC Chain of Custody-certificering og kan levere FSC-certificerede materialer og produkter, når det er muligt.
Leverandører må ikke være direkte eller indirekte involveret i følgende forbudte aktiviteter:
Ulovlig skovhugst eller handel med ulovligt træ eller ulovlige skovprodukter.
Krænkelse af traditionelle rettigheder og menneskerettigheder i skovdrift.
Ødelæggelse af materialer eller områder med høj bevaringsværdi under skovdrift.
Betydelig omdannelse af skove til plantager eller ikke-skovbrug.
Indførsel af genetisk modificerede organismer i skovdrift.
Overtrædelse af nogen af ILO's kernekonventioner som defineret i ILO's erklæring om
grundlæggende principper og rettigheder på arbejdspladsen.
Dyrevelfærd
MillerKnoll forpligter sig til etisk behandling af dyr på tværs af hele vores globale forsyningskæde. Vi tilstræber at indkøbe animalske materialer fra gårde, der følger verificerede dyrevelfærdspraksisser og lever op til de internationalt anerkendte standarder. Fem dyrerettigheder:
Ret til ikke at sulte eller tørste
Ret til ikke at føle ubehag
Ret til at undgå smerte, skade og sygdom
Ret til at udtrykke naturlig adfærd
Ret til ikke at frygte og lide nød
Vi opfordrer vores leverandører til og samarbejder med dem om at bruge animalske materialer, der er certificeret under anerkendte dyrevelfærdsstandarder eller tilsvarende tredjepartsrammer, som sikrer etisk behandling, sporbarhed og overholdelse af krav i hele forsyningskæden.
MillerKnoll fremmer løbende forbedringer, gennemsigtighed og ansvarlige landbrugspraksisser, der understøtter dyrevelfærd og skovrydningsfrie økosystemer, og vi forventer, at vores leverandører gør det samme.
Konfliktmineraler
MillerKnoll forpligter sig til ikke at indkøbe konfliktmineraler fra forbudte områder. Leverandører skal overholde MillerKnolls politik vedrørende konfliktmineraler, som kan findes på: millerknoll.com/legal/policy-regarding-conflict-minerals. Derudover skal leverandøren, efter anmodning fra MillerKnoll, kunne fremlægge dokumentation for, hvorvidt der findes konfliktmineraler i de relevante materialer og andre varer, og – i givet fald – identificere de specifikke mineraler, udvindingsstedet og andre nødvendige oplysninger for at opfylde kravene til rapportering om konfliktmineraler.
Styring og gennemsigtighed
MillerKnoll forventer, at alle leverandører driver forretning i overensstemmelse med de højeste standarder for etisk adfærd og i overensstemmelse med gældende lovgivning og regler. Leverandører forventes at overholde disse krav på hvert af følgende områder:
Retfærdig handelspraksis
Leverandører må ikke tage del i aftalt spil i forbindelse med budgivning, prisfastsættelse, prisdiskrimination eller andre urimelige handelspraksisser i strid med konkurrencelovgivningen.
Bestikkelse og bedrageri
Ingen af leverandørens midler eller aktiver må betales, lånes ud eller på anden måde udbetales som bestikkelse, returkommission eller andre betalinger, der har til formål at påvirke eller kompromittere MillerKnolls handlinger.
Foreign Corrupt Practices Act
Selvom lovgivning og skikke varierer verden over, skal alle leverandører overholde udenlandske juridiske krav, amerikanske og lokale love, der gælder for udenlandske aktiviteter, herunder Foreign Corrupt Practices Act. Foreign Corrupt Practices Act gør det som udgangspunkt ulovligt at give noget af værdi til udenlandske regeringsembedsmænd, udenlandske politiske partier, partifunktionærer eller kandidater til offentlige embeder med henblik på at opnå eller bevare forretninger.
Anti-bestikkelses- og anti-korruptionslove
Som en del af vores engagement i stærk virksomhedsledelse og opretholdelse af de højeste standarder for etisk adfærd følger vi alle antikorruptionslove overalt, hvor vi opererer, og vi handler aldrig korrupt. MillerKnoll tillader ikke at give eller modtage bestikkelse, returkommissioner eller nogen anden form for upassende frynsegoder i forbindelse med vores forretning. Bestikkelse kan omfatte at give eller modtage enhver værdigenstand (f.eks. kontanter, gavekort, drikkepenge, gaver, returkommissioner, uautoriserede rabatter, måltider, traktementer, rejser, tjenester, lån, bidrag eller donationer) til eller fra et individ eller en enhed med det formål at opnå en upassende forretningsfordel eller på anden måde fremme vores forretningsinteresser på upassende vis. Vi tillader heller ikke andre enkeltpersoner eller enheder at tilbyde bestikkelse, returkommission eller upassende fordele på vores vegne. Vi arbejder altid med integritet i højsædet, uanset lokale skikke eller branchepraksis, og vi forventer, at vores leverandører gør det samme.
Gaver, donationer og traktementer
At give og modtage gaver og traktementer kan bidrage til at styrke vores forretningsrelationer med vores kunder, leverandører og andre forretningspartnere. Dog bør gaver, tjenester eller traktementer aldrig modtages eller gives, hvis det forpligter eller synes at forpligte modtageren, eller hvis det kan opfattes som et forsøg på at påvirke en retfærdig dømmekraft. Gaver og underholdning bør altid være beskedne, smagfulde og passende til situationen. Vi tilbyder, giver eller accepterer aldrig kontanter eller kontantækvivalenter som en del af et forretningsforhold, og hvis der gives eller modtages nogen form for gave eller traktement, skal det ske i overensstemmelse med alle gældende love og regler.
Immaterielle rettigheder
Leverandører skal respektere andres immaterielle rettigheder – særligt MillerKnolls og dets forretningspartneres. Leverandører skal træffe passende foranstaltninger for beskyttelse og opbevaring af fortrolige og beskyttede oplysninger tilhørende MillerKnoll og må kun bruge sådanne oplysninger til formål specificeret af MillerKnoll. Leverandører skal overholde og respektere alle MillerKnoll-patenter, -varemærker og -ophavsrettigheder og overholde alle krav vedrørende deres anvendelse som angivet af MillerKnoll. Leverandører må ikke overføre fortrolige eller proprietære oplysninger om MillerKnoll via internettet, medmindre sådanne oplysninger er krypteret i overensstemmelse med minimumsstandarder fastsat af MillerKnoll.
Databeskyttelse og -sikkerhed
Leverandører skal opretholde passende cybersikkerhedskontroller, databeskyttelsesforanstaltninger og risikostyringspraksisser for at beskytte både deres egne systemer, data og drift samt sikkerheden og robustheden i den bredere MillerKnoll-forsyningskæde.
Overholdelse af handelsregler
Som en global producent transporterer vi produkter, forsyninger og råmaterialer til og fra lande over hele verden hver dag. I den forbindelse følger vi alle love, regler og bestemmelser, der gælder for disse aktiviteter, i alle lande, hvor vi driver forretning. Leverandører forventes at gøre det samme.
Leverandører skal overholde alle økonomiske sanktioner og handelsembargoer vedtaget af USA, EU og/eller Storbritannien. Vi forventer, at vores leverandører overholder gældende eksport- og importforpligtelser, anti-boykotregler, økonomiske sanktioner samt andre relevante handelslove, -regler, -politikker og -procedurer, uanset hvor de opererer.
Leverandører bør hverken direkte eller indirekte støtte terroraktiviteter. Hverken leverandører eller deres tilknyttede selskaber, ledende medarbejdere eller bestyrelsesmedlemmer bør stå på nogen lister over terrorister eller terroristorganisationer, som er udarbejdet af den amerikanske regering eller nogen anden national eller international myndighed.
Henvendelser fra leverandører
Alle leverandører skal overholde alle retningslinjer udstedt af MillerKnoll vedrørende adgang til MillerKnolls faciliteter, kontorer og medarbejdere. Ingen leverandør må bruge MillerKnolls computersystem, herunder virksomhedens system til elektronisk post og virksomhedens hjemmeside, til at sende uopfordret elektronisk post til MillerKnoll-fællesskabet. Leverandører skal have forudgående skriftlig tilladelse fra deres MillerKnoll Supply Management-afdeling til at afholde messer, fremvise produkter, bruge MillerKnoll-ressourcer (f.eks. opslagstavler) eller foretage uopfordrede opkald til MillerKnoll-afdelinger.
Overvågning og overholdelse
Leverandører er ansvarlige for at overholde dette adfærdskodeks for leverandører og gældende lovkrav samt for at sikre, at deres leverandører også overholder det. Hvis en leverandør identificerer manglende overholdelse, accepterer leverandøren at underrette sin MillerKnoll Supply Management-afdeling om sine planer for umiddelbar udbedring af den manglende overholdelse.
MillerKnoll eller virksomhedens repræsentanter kan udføre overvågningsaktiviteter for at bekræfte, at leverandøren overholder dette adfærdskodeks for leverandører, herunder inspektioner på stedet, brug af spørgeskemaer eller evalueringsskemaer, gennemgang af offentligt tilgængelig information eller andre nødvendige tiltag for at vurdere leverandørens præstation. Leverandøren giver samtykke til disse inspektioner på stedet og accepterer at facilitere dem på MillerKnolls anmodning.
Adfærdskodekset for leverandører forbyder brugen af tvangsarbejde og børnearbejde. Alle direkte leverandører evalueres ved tidspunktet for udvælgelsen for at sikre overholdelse af adfærdskodekset for leverandører og certificeres årligt for deres overholdelse af adfærdskodekset for leverandører og vores politik om tvangsarbejde og børnearbejde. Som en del af deres periodiske standardgennemgange spørger MillerKnolls Supply Management-afdelinger ind til leverandørernes overholdelse af MillerKnolls politik om tvangsarbejde og børnearbejde, og leverandører kan blive underlagt revision for at verificere denne overholdelse. MillerKnoll gennemfører hvert år et begrænset antal revisioner af leverandørers overholdelse ved hjælp af både interne medarbejdere og uafhængige tredjepartsrevisorer. Manglende overholdelse af dette adfærdskodeks for leverandører kan resultere i begrænsning, suspendering eller ophør af leverandørens forretningsforhold med MillerKnoll.