Código de conducta para proveedores
Introducción
MillerKnoll, Inc., así como sus subsidiarias y afiliadas (en conjunto, “MillerKnoll”), se comprometen a realizar sus negocios de manera ética, legal, ambientalmente sostenible y socialmente responsable. Nos guía nuestro propósito común: diseñar para el bien de la humanidad. Este propósito refleja el deseo de aprovechar el poder del diseño para mejorar vidas, ya sean las vidas de nuestros clientes, nuestros asociados o las personas de las comunidades donde vivimos y trabajamos.
MillerKnoll espera que sus proveedores compartan su compromiso de crear un Better World, como respaldo de sus objetivos de reducir los residuos, usar los recursos de manera responsable, apoyar los derechos de los trabajadores y promover el bienestar de sus trabajadores y la comunidad. Creemos que las asociaciones basadas en la transparencia, la colaboración y el respeto mutuo son fundamentales para que esto suceda. Como tal, MillerKnoll ha establecido este Código de Conducta para Proveedores para identificar los requisitos mínimos para establecer y mantener una relación comercial con MillerKnoll. A solicitud de MillerKnoll, los proveedores proporcionarán documentación escrita de las acciones realizadas para demostrar el cumplimiento de los requisitos identificados en este Código de Conducta para Proveedores.
Aplicabilidad y alcance
Este Código de Conducta para Proveedores se aplica a los proveedores de todas las marcas de MillerKnoll, entre las que se incluyen las que se muestran aquí.
MillerKnoll cumple con todas las leyes, códigos o regulaciones aplicables de los países, estados y localidades en los que opera, y esperamos que nuestros proveedores hagan lo mismo. Entre estos se incluyen: Ley de Esclavitud Moderna del Reino Unido, Ley de Transparencia en las Cadenas de Suministro de California, Ley de Prevención del Trabajo Forzoso Uigur, Ley de Lucha contra el Trabajo Forzoso y el Trabajo Infantil en las Cadenas de Suministro de Canadá, Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero y Ley Antisoborno del Reino Unido.
Los proveedores de MillerKnoll también deben cumplir con las políticas y los procedimientos publicados de MillerKnoll, que se pueden encontrar en nuestro sitio web: Políticas legales | MillerKnoll. Entre estos se incluyen: Política de Medio Ambiente, Salud y Seguridad de MillerKnoll, Política Global de Protección de Bosques de MillerKnoll, Política de Gestión de Productos Químicos y Política sobre Minerales en Conflicto.
Este Código de Conducta para Proveedores es una declaración general de las expectativas de MillerKnoll con respecto a los proveedores. No reemplaza ni sustituye ningún acuerdo u obligación existente con los proveedores y debe leerse en conjunto con las obligaciones del proveedor establecidas en cualquiera de los siguientes documentos:
Solicitudes de propuestas u otros documentos de solicitud.
Acuerdos de y entre MillerKnoll y el proveedor.
En caso de conflicto o inconsistencia entre este Código de Conducta para Proveedores y cualquier documento de solicitud de MillerKnoll o acuerdo aplicable, prevalecerán los términos de la solicitud o acuerdo de MillerKnoll.
No se aplican exclusiones ni excepciones a este Código de Conducta para Proveedores.
Planteamiento de preguntas y denuncia de inquietudes
En caso de preguntas o inquietudes relacionadas con este Código de Conducta para Proveedores, dirige tus consultas o inquietudes al Departamento de Gestión de Suministros de MillerKnoll. Accede a un sitio seguro para plantear tus inquietudes de forma confidencial visitando nuestra Línea Directa de Ética y Cumplimiento en millerknoll.ethicspoint.com. La Línea Directa de Ética y Cumplimiento de MillerKnoll es un recurso externo confidencial administrado por una empresa independiente, NAVEX Global. Está disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana y en los idiomas locales.
Derechos humanos y trabajo justo
Estamos comprometidos a defender los derechos humanos fundamentales y creemos que todos los seres humanos deben ser tratados con dignidad, justicia y respeto de conformidad con la Declaración Universal de Derechos Humanos de las Naciones Unidas. MillerKnoll no utiliza ni aprueba el uso de trabajo forzado, involuntario o infantil ni participa en la trata de personas, ni toleraremos a ningún otro individuo u organización que lo haga. Cumplimos con todas las normas, leyes, reglas, regulaciones y políticas laborales y de empleo aplicables en las jurisdicciones donde operamos, incluidas las leyes y regulaciones sobre salarios y horas. Se espera que los proveedores cumplan los requisitos en cada una de las siguientes áreas:
Empleo libremente elegido
Los proveedores no utilizarán ningún trabajo forzoso, ya sea en forma de trabajo penitenciario, trabajo por contrato de cumplimiento forzado, servidumbre por deudas, trabajo involuntario o de otro tipo.
Prohibición del trabajo infantil
Los proveedores no emplearán mano de obra infantil y cumplirán con las leyes y requisitos locales mínimos de edad mínima para trabajar o con los estándares de la Organización Internacional del Trabajo (OIT).
Salarios mínimos
Los proveedores proporcionarán salarios por trabajo regular y horas extra, además de beneficios que cumplan o excedan los requisitos legales.
Horas de trabajo
Los proveedores no exigirán a los trabajadores que trabajen más horas que el máximo de horas de trabajo diario que establecen las leyes locales.
Prohibición del trato agresivo, inhumano o el abuso
Los proveedores tratarán a cada empleado con dignidad y respeto. En ningún caso los trabajadores del proveedor estarán sujetos a amenazas de violencia, castigo físico, confinamiento u otra forma de acoso o abuso físico, sexual, psicológico o verbal.
Contra la discriminación
Los proveedores no discriminarán en las prácticas de contratación y empleo por motivos de raza, religión, edad, nacionalidad, origen social o étnico, orientación sexual, género, identidad o expresión de género, estado civil, embarazo, afiliación política, discapacidad o cualquier otro motivo prohibido por ley.
Libertad de asociación
Los proveedores reconocerán y respetarán los derechos de sus trabajadores a organizarse en sindicatos de acuerdo con las leyes laborales locales y las prácticas establecidas.
Prácticas de salud y seguridad
Los proveedores proporcionarán a sus empleados un entorno de trabajo seguro y saludable para evitar accidentes y daños a la salud que surjan de, estén relacionados con u ocurran en el curso del trabajo o como resultado de la operación del proveedor. Los proveedores proporcionarán, entre otras cosas, lo siguiente:
Capacitación de salud y seguridad ocupacional.
Un sistema para informar sobre lesiones y enfermedades.
Tratamiento médico o compensación para trabajadores que resulten lesionados/enfermos como resultado de trabajar para el proveedor.
Protección de máquinas y otras medidas de protección, incluido equipo de protección personal (EPP) para prevenir lesiones/enfermedades de los trabajadores.
Instalaciones limpias y seguras, que incluyan salidas de emergencia que cumplan con las leyes y regulaciones locales.
Procedimientos y simulacros de evacuación de emergencia, equipo contra incendios adecuado y libre de obstrucciones, botiquines de primeros auxilios y estaciones de lavado de ojos, según corresponda a la instalación.
Prácticas ambientales
Los proveedores cumplirán con todas las leyes y regulaciones ambientales relacionadas con sus operaciones en todo el mundo. Este cumplimiento incluirá, entre otros, los siguientes puntos:
Obtención y mantenimiento de permisos ambientales y presentación oportuna de los informes que se soliciten.
Manejo y disposición adecuados de materiales peligrosos.
Monitoreo, control y tratamiento de las descargas que se generan en las operaciones.
Prácticas forestales responsables
MillerKnoll se compromete con el abastecimiento responsable de materiales forestales para ayudar a garantizar la longevidad de nuestros recursos naturales, que son parte integral de nuestro propósito y de la continuidad de nuestro negocio. MillerKnoll también se compromete a cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables que afectan a los productos forestales y las prácticas relacionadas con su negocio. Los proveedores deben demostrar el cumplimiento de los requisitos legales, entre los que se incluyen:
Ley Lacey de EE. UU. (16 U.S.C. §§ 3371 -3378).
Ley de Control de Sustancias Tóxicas de EE. UU. de 1976 (“TSCA”).
Regulaciones canadienses sobre emisiones de formaldehído de los productos de madera compuesta: SOR/2024-256.
Reglamento (UE) 2023/1464 de la UE del 14 de julio de 2023, por el que se modifica el Anexo XVII del Reglamento (CE) n.º 1907/2006.
Reglamento de la UE sobre Productos Libres de Deforestación (“Reglamento de la UE sobre Deforestación”, “EUDR”) – Reglamento (UE) 2023/1115 del Parlamento Europeo y del Consejo de mayo del 31 de mayo de 2023.
Reglamento de la UE sobre la Madera (“EUTR”) – Reglamento (UE) N.º 995/2010 del Parlamento Europeo y del Consejo del 20 de octubre de 2010.
Reglamento del Reino Unido sobre la Comercialización de Madera y Productos de Madera de 2013, modificado el 1 de enero de 2021 (“Reglamento de la Madera del Reino Unido”, “UKTR”).
Ley Australiana para la Prohibición de la Tala Ilegal.
Tanto Knoll como Herman Miller cuentan con una larga trayectoria de certificación del Forest Stewardship Council™ (FSC™) que se remonta a 1995. En la actualidad, MillerKnoll continúa esta relación trabajando para estandarizar la certificación FSC en toda su cadena de suministro. Las marcas del colectivo MillerKnoll ofrecen numerosos productos estándar con certificación FSC (FSC-C028824) sin recargos ni plazos de entrega extendidos. Por lo tanto, MillerKnoll espera que sus proveedores cuenten con la Certificación de Cadena de Custodia FSC y puedan proporcionar materiales y productos con certificación FSC, siempre que sea posible.
Los proveedores no deberán participar, ni directa ni indirectamente, en las siguientes actividades restringidas:
Tala ilegal o comercio de madera o productos forestales ilegales.
Violación de los derechos tradicionales y humanos en las operaciones forestales.
Destrucción de altos valores de conservación en las operaciones forestales.
Conversión significativa de bosques a plantaciones o usos no forestales.
Introducción de organismos genéticamente modificados en las operaciones forestales.
Violación de cualquiera de los Convenios Fundamentales de la OIT, tal como se define en la Declaración de la OIT relativa a los
principios y derechos fundamentales en el trabajo.
Bienestar animal
MillerKnoll se compromete con el trato ético de los animales en toda nuestra cadena de suministro global. Nos esforzamos por abastecernos con materiales de origen animal de granjas que siguen prácticas verificadas de bienestar animal y defienden las Cinco Libertades de los Animales, reconocidas internacionalmente:
Libertad de alimentación e hidratación
Libertad de ambiente apropiado
Libertad de buena salud
Libertad de expresar su comportamiento natural o normal
Libertad de bienestar emocional
Instamos a nuestros proveedores y colaboramos con ellos para utilizar materiales de origen animal certificados bajo estándares reconocidos de bienestar animal o marcos equivalentes de terceros que garanticen el trato ético, la trazabilidad y el cumplimiento de la cadena de suministro.
MillerKnoll promueve la mejora continua, la transparencia y las prácticas agrícolas responsables que apoyan el bienestar animal y los ecosistemas libres de deforestación, y esperamos que nuestros proveedores hagan lo mismo.
Minerales en conflicto
MillerKnoll se compromete a no abastecerse de minerales en conflicto de zonas prohibidas. Los proveedores cumplirán con la política de MillerKnoll sobre minerales en conflicto, disponible en: millerknoll.com/legal/policy-regarding-conflict-minerals. Además, a solicitud de MillerKnoll, el proveedor deberá proporcionar una certificación sobre la presencia de minerales en conflicto en los materiales y otros bienes aplicables y, de ser así, identificar los minerales específicos, el lugar de extracción y otra información necesaria para cumplir con los Requisitos de Informes sobre Minerales en Conflicto.
Gobernanza y transparencia
MillerKnoll espera que sus proveedores realicen sus negocios de acuerdo con los más altos estándares de comportamiento ético y de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables. Se espera que los proveedores cumplan estos requisitos en cada una de las siguientes áreas:
Prácticas de comercio justo
Los proveedores no participarán en licitaciones colusorias, fijación de precios, discriminación de precios u otras prácticas comerciales desleales que infringen las leyes antimonopolio.
Soborno, comisiones ilícitas y fraude
No se pagarán, prestarán ni desembolsarán fondos o activos del proveedor en forma de sobornos, comisiones ilícitas u otros pagos diseñados para influir o comprometer la conducta de MillerKnoll.
Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero
Si bien las leyes y costumbres varían en todo el mundo, todos los proveedores deben cumplir con los requisitos legales extranjeros, estadounidenses y locales que se aplican a las operaciones en el extranjero, incluida la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero. La Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero, en general, establece que es ilegal entregar cualquier cosa de valor a funcionarios de gobiernos extranjeros, partidos políticos extranjeros, funcionarios de partidos o candidatos a cargos públicos con el propósito de obtener o retener negocios.
Leyes antisoborno y anticorrupción
Como parte de nuestro compromiso con una gobernanza corporativa sólida y con el mantenimiento de los más altos estándares de comportamiento ético, cumplimos todas las leyes anticorrupción en todos los lugares donde operamos y nunca actuamos de manera corrupta. MillerKnoll no permite dar o recibir sobornos, comisiones ilegales o cualquier otro tipo de beneficio preferencial indebido en relación con nuestro negocio. Un soborno puede incluir dar o recibir cualquier artículo de valor (por ejemplo, dinero en efectivo, tarjetas de regalo, gratificaciones, obsequios, comisiones ilegales, descuentos no autorizados, comidas, entretenimiento, viajes, favores, préstamos, contribuciones o donaciones) a o de una persona o entidad con el fin de obtener una ventaja comercial indebida o promover indebidamente nuestros intereses comerciales. Tampoco permitimos que otras personas o entidades ofrezcan sobornos, comisiones ilegales o beneficios indebidos en nuestro nombre. Siempre operamos con integridad, independientemente de las costumbres locales o las prácticas del sector, y esperamos que nuestros proveedores hagan lo mismo.
Regalos, donaciones y entretenimiento
Dar y aceptar regalos y entretenimiento puede ayudar a fortalecer nuestras relaciones comerciales con nuestros clientes, proveedores y otros socios comerciales. Sin embargo, no se debe aceptar ni dar ningún regalo, favor o entretenimiento si obliga, o parece obligar, al receptor o si puede ser percibido como un intento de influir en el juicio justo. Los regalos y el entretenimiento siempre deben ser modestos, de buen gusto y apropiados a la situación. Nunca ofrecemos, damos, ni aceptamos efectivo o equivalentes de efectivo como parte de ninguna relación comercial, y cualquier obsequio o entretenimiento dado o recibido debe seguir todas las leyes y regulaciones aplicables.
Derechos de propiedad intelectual
Los proveedores respetarán los derechos de propiedad intelectual ajenos, especialmente de MillerKnoll, sus afiliados y sus socios comerciales. Los proveedores tomarán las medidas adecuadas para salvaguardar y mantener la información confidencial y de propiedad exclusiva de MillerKnoll, y utilizarán dicha información únicamente para los propósitos que MillerKnoll especifique para su uso. Los proveedores observarán y respetarán todas las patentes, marcas comerciales y derechos de autor de MillerKnoll, y cumplirán con todos los requisitos en cuanto a su uso según lo establezca MillerKnoll. Los proveedores no transmitirán información confidencial o de propiedad exclusiva de MillerKnoll por Internet, a menos que dicha información esté cifrada de acuerdo con los estándares mínimos que establezca MillerKnoll.
Protección y seguridad de datos
Los proveedores deberán mantener controles adecuados de ciberseguridad, medidas de protección de datos y prácticas de gestión de riesgos para proteger tanto sus sistemas, datos y operaciones como la seguridad y resiliencia de la cadena de suministro de MillerKnoll.
Cumplimiento de transacciones
Como fabricante global, transportamos productos, suministros y materias primas hacia y desde países de todo el mundo todos los días. Al hacerlo, cumplimos todas las leyes, normas y regulaciones que rigen estas actividades en todos los países donde hacemos negocios. Se espera que los proveedores hagan lo mismo.
Los proveedores deben acatar todas las sanciones económicas o embargos comerciales adoptados por Estados Unidos, la UE o el Reino Unido. Esperamos que nuestros proveedores cumplan con las obligaciones de exportación e importación aplicables, las regulaciones antiboicot, las sanciones económicas y otras leyes, regulaciones, políticas y procedimientos comerciales aplicables, dondequiera que operen.
Los proveedores no deben participar ni apoyar directa o indirectamente ninguna actividad terrorista. Ni los proveedores ni ninguno de sus afiliados, funcionarios o directores deben estar incluidos en ninguna lista de terroristas u organizaciones terroristas recopilada por el gobierno de los Estados Unidos o cualquier otro organismo nacional o internacional.
Solicitudes de los proveedores
Todos los proveedores cumplirán con todas las pautas que emita MillerKnoll relacionadas con el acceso a las instalaciones, oficinas y empleados de MillerKnoll. Ningún proveedor utilizará el sistema informático de MillerKnoll, incluido su sistema de correo y su sitio de Internet, con el propósito de enviar correos no solicitados a la comunidad de MillerKnoll. Los proveedores deben obtener autorización previa por escrito del Departamento de Gestión de Suministros de MillerKnoll para realizar ferias comerciales, demostrar productos, utilizar recursos de MillerKnoll (es decir, tableros de anuncios) o realizar llamadas no solicitadas a los departamentos de MillerKnoll.
Monitoreo y cumplimiento
Los proveedores son responsables de garantizar el cumplimiento de este Código de Conducta para Proveedores y de los requisitos legales pertinentes, así como de asegurar que sus proveedores también los cumplan. Si un proveedor identifica áreas de incumplimiento, el proveedor acepta notificar sus planes para remediar dicho incumplimiento al Departamento de Gestión de Suministros de MillerKnoll.
MillerKnoll o sus representantes pueden participar en actividades de monitoreo para confirmar el cumplimiento de este Código de Conducta para Proveedores por parte del proveedor, incluidas inspecciones en el sitio de las instalaciones, uso de cuestionarios o tarjetas de evaluaciones, revisión de información disponible públicamente u otras medidas necesarias para evaluar el desempeño del proveedor. El proveedor da su consentimiento para la realización de estas inspecciones in situ y las facilitará a solicitud de MillerKnoll.
El Código de Conducta para Proveedores prohíbe el uso de trabajo infantil y trabajo forzado. Se evalúa a cada proveedor directo al momento de la selección según su cumplimiento del Código de Conducta para Proveedores y se certifica anualmente su cumplimiento del Código de Conducta para Proveedores y nuestra política sobre trabajo infantil y trabajo forzado. Como parte de sus revisiones periódicas, los Departamentos de Gestión de Suministros de MillerKnoll investigan el cumplimiento de la política de trabajo infantil y trabajo forzado de la empresa por parte de los proveedores, y los proveedores están sujetos a auditorías para verificar dicho cumplimiento. MillerKnoll lleva a cabo una cantidad limitada de auditorías de cumplimiento para proveedores cada año, para lo cual utiliza tanto personal interno como auditores independientes externos. El incumplimiento de este Código de Conducta para Proveedores puede tener como resultado la limitación, suspensión o rescisión de la relación comercial del proveedor con MillerKnoll.