Code de conduite des fournisseurs
Introduction
MillerKnoll, Inc. et ses filiales et affiliés (collectivement, « MillerKnoll ») s’engagent à mener leurs activités d’une manière éthique, légale, écologiquement durable et socialement responsable. Nous sommes guidés par notre raison d’être partagée : le design pour le bien de l’humanité. Cette raison d’être reflète notre désir de puiser dans la puissance du design pour améliorer des vies, qu’il s’agisse de celles de nos clients, de nos collaborateurs ou des personnes vivant dans les communautés au sein desquelles nous évoluons et travaillons.
MillerKnoll attend de ses fournisseurs qu’ils partagent son engagement à créer un monde meilleur, en soutenant ses objectifs de réduction des déchets, d’utilisation responsable des ressources, de soutien aux droits des travailleurs et d’amélioration du bien-être de ses travailleurs et de la communauté. Nous pensons que des partenariats fondés sur la transparence, la collaboration et le respect mutuel sont indispensables pour y parvenir. C'est dans cet esprit que MillerKnoll a instauré ce Code de conduite des fournisseurs, qui identifie les exigences minimales pour établir et maintenir une relation commerciale avec MillerKnoll. À la demande de MillerKnoll, les fournisseurs devront soumettre une documentation écrite sur les actions entreprises pour prouver le respect des exigences identifiées dans le présent Code de conduite des fournisseurs.
Applicabilité et portée
Le présent Code de conduite des fournisseurs s'applique aux fournisseurs de l'ensemble des marques MillerKnoll, y compris, mais sans s'y limiter, celles présentées ici.
MillerKnoll se conforme à toutes les lois, tous les codes et toutes les réglementations applicables dans les pays, états et localités dans lesquels nous exerçons nos activités, et nous attendons de nos fournisseurs qu'ils en fassent de même. Cela inclut, sans toutefois s'y limiter : la loi britannique sur l'esclavage moderne, la loi californienne sur la transparence des chaînes d'approvisionnement, la loi sur la prévention du travail forcé des Ouïghours, la loi canadienne sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement, la loi sur les pratiques de corruption à l'étranger et la loi britannique sur la corruption.
Les fournisseurs de MillerKnoll doivent également se conformer aux politiques et procédures publiées par MillerKnoll, que vous pouvez consulter sur notre site web : Politiques juridiques | MillerKnoll. Cela inclut, sans toutefois s'y limiter : la Politique environnementale, de santé et de sécurité de MillerKnoll, la Politique mondiale de protection des forêts de MillerKnoll, la Politique de gestion des produits chimiques et la Politique concernant les minéraux des conflits.
Le présent Code de conduite des fournisseurs énonce de manière générale les attentes de MillerKnoll à l'égard de ses fournisseurs. Ce document ne remplace pas et ne se substitue à aucun contrat ou obligation existant avec les fournisseurs et doit être lu en complément et conjointement avec toutes les autres obligations des fournisseurs, telles qu'énoncées dans les documents suivants :
Demandes de propositions ou autres documents d'appels d'offres.
Contrats conclus entre MillerKnoll et le fournisseur.
En cas de conflit ou d'incohérence entre le présent Code de conduite des fournisseurs et tout document d'appel d'offres ou contrat applicable de MillerKnoll, les termes de l'appel d'offres ou du contrat de MillerKnoll prévaudront.
Aucune exclusion ni exception au présent Code de conduite des fournisseurs n'est applicable.
Poser des questions et signaler des doutes
Veuillez adresser toute question ou préoccupation concernant le présent Code de conduite des fournisseurs à votre service de gestion des approvisionnements MillerKnoll. Accédez à un site sécurisé pour faire part de vos doutes en toute confidentialité en utilisant notre Hotline pour l’éthique et la conformité à l'adresse millerknoll.ethicspoint.com. La Hotline pour l’éthique et la conformité de MillerKnoll est une ressource externe confidentielle gérée par une société indépendante, NAVEX Global. Elle est joignable 24 h/24, 7 j/7, dans diverses langues locales.
Droits de l’homme et conditions de travail équitables
Nous nous engageons à défendre les droits fondamentaux de l’homme et croyons que tous les êtres humains doivent être traités avec dignité, équité et respect, conformément à la Déclaration universelle des droits de l’Homme des Nations Unies. MillerKnoll n’a pas recours et ne tolère aucunement le recours au travail forcé, au travail non volontaire ou au travail des enfants, et ne se livre en aucun cas à la traite d'êtres humains. Nous ne tolérerons pas non plus qu'un autre individu ou une autre organisation agisse de la sorte. Nous respectons toutes les normes, lois, règles, réglementations et politiques applicables en matière de travail et d’emploi dans les juridictions où nous opérons, y compris les lois et réglementations sur les salaires et les horaires. Les fournisseurs doivent se conformer à ces exigences dans chacun des domaines suivants :
Emploi librement choisi
Les fournisseurs ne doivent aucunement avoir recours à du travail forcé, que ce soit sous forme de travail pénitentiaire, de travail réduit en servitude, de travail servile, de travail involontaire ou autre.
Interdiction du travail des enfants
Les fournisseurs ne doivent pas avoir recours au travail des enfants et doivent se conformer aux lois et exigences locales minimales relatives à l'âge minimum de travail ou aux normes de l'Organisation internationale du travail (OIT).
Salaires minimums
Les fournisseurs doivent verser des salaires pour les heures normales et supplémentaires, et octroyer des avantages sociaux qui respectent ou dépassent les exigences légales.
Heures de travail
Les fournisseurs ne doivent pas exiger des travailleurs qu'ils travaillent au-delà de la durée maximale de travail journalière fixée par la législation locale.
Interdiction des traitements cruels, inhumains ou abusifs
Les fournisseurs doivent traiter chaque employé avec dignité et respect. En aucun cas les employés du fournisseur ne doivent être soumis à des menaces de violence, à des châtiments corporels, à une séquestration ou à toute autre forme de harcèlement ou d'abus physique, sexuel, psychologique ou verbal.
Aucune discrimination
Les fournisseurs ne doivent pas pratiquer une quelconque discrimination à l'embauche et dans leurs pratiques d'emploi qui soit fondée sur la race, la religion, l'âge, la nationalité, l'origine sociale ou ethnique, l'orientation sexuelle, le genre, l'identité ou l'expression de genre, l'état civil, la grossesse, l'affiliation politique, le handicap ou tout autre motif interdit par la loi.
Liberté d'association
Les fournisseurs doivent reconnaître et respecter le droit de leurs travailleurs à s'organiser en syndicats conformément à la législation du travail locale et aux pratiques établies.
Pratiques en matière de santé et de sécurité
Les fournisseurs doivent offrir à leurs employés un environnement de travail sécurisé et sain afin de prévenir les accidents et les atteintes à la santé découlant du travail, liés à celui-ci ou survenant au cours de l'activité du fournisseur ou en résultant. Les fournisseurs doivent notamment fournir :
Une formation à la santé et à la sécurité au travail.
Un système de déclaration des blessures et des maladies.
Un traitement médical et/ou une indemnisation pour les travailleurs blessés ou malades suite à leur travail chez le fournisseur.
Des dispositifs de protection des machines et d'autres mesures de protection, y compris des EPI (équipements de protection individuelle), pour éviter les blessures et les maladies des travailleurs.
Des installations propres et sûres, comprenant des sorties de secours conformes aux lois et réglementations locales.
Des procédures et des exercices d'évacuation d'urgence, des équipements de lutte contre l'incendie adéquats et facilement accessibles, des trousses de premiers secours et des stations de lavage oculaire, selon les besoins de l'établissement.
Pratiques environnementales
Les fournisseurs sont tenus de se conformer à toutes les lois et réglementations environnementales applicables à leurs activités dans le monde entier. Cette conformité comprendra notamment les points suivants :
Obtention et maintien des permis environnementaux et dépôt en temps voulu des rapports requis.
Manipulation et élimination appropriées des matières dangereuses.
Surveillance, contrôle et traitement des rejets produits par les opérations.
Pratiques forestières responsables
MillerKnoll s'engage à s'approvisionner de manière responsable en matériaux forestiers afin de contribuer à assurer la pérennité de nos ressources naturelles, qui sont essentielles à notre mission et à la continuité de nos activités. MillerKnoll s'engage également à respecter toutes les lois et réglementations applicables ayant une incidence sur les pratiques et les produits forestiers liés à son activité. Les fournisseurs doivent démontrer leur conformité aux exigences légales, notamment, mais sans s'y limiter :
La loi Lacey des États-Unis (16 U.S.C. §§ 3371 -3378).
La loi américaine de 1976 sur le contrôle des substances toxiques (« TSCA »).
Le règlement canadien sur les émissions de formaldéhyde provenant des produits en bois composite : SOR/2024-256.
Le règlement (UE) 2023/1464 du 14 juillet 2023 modifiant l’annexe XVII du règlement (CE) n° 1907/2006.
Le règlement de l’UE sur les produits non-issus de la déforestation (« Règlement de l’UE sur la déforestation », « RDUE ») – Règlement (UE) 2023/1115 du Parlement européen et du Conseil du 31 mai 2023.
Le règlement (UE) n° 995/2010 du Parlement européen et du Conseil du 20 octobre 2010 relatif au bois (« EUTR »).
Le règlement de 2013 sur la mise sur le marché du bois et des produits dérivés du bois au Royaume-Uni, tel que modifié au 1er janvier 2021 (« Règlement sur le bois au Royaume-Uni », « UKTR »).
La loi australienne interdisant l'exploitation forestière illégale.
Knoll et Herman Miller ont tous deux une longue histoire de certification Forest Stewardship Council™ (FSC™) remontant à 1995. MillerKnoll poursuit aujourd'hui cette relation en travaillant à standardiser la certification FSC tout au long de sa chaîne d'approvisionnement. Les différentes marques du collectif MillerKnoll proposent de nombreux produits certifiés par les normes FSC (FSC-C028824), sans frais supplémentaires ni délais de livraison rallongés. Par conséquent, MillerKnoll exige de ses fournisseurs qu'ils disposent du certificat Chaîne de Contrôle FSC et qu'ils soient en mesure de fournir des matériaux et des produits certifiés FSC, dans la mesure du possible.
Les fournisseurs ne doivent pas participer, directement ou indirectement, aux activités restreintes suivantes :
Exploitation forestière illégale ou commerce illégal de bois ou de produits forestiers.
Violation des droits traditionnels et humains dans les opérations forestières.
Destruction d'éléments à haute valeur de conservation au cours des opérations forestières.
Conversion importante de forêts en plantations ou à des fins non forestières.
Introduction d'organismes génétiquement modifiés dans les opérations forestières.
Violation de l'une quelconque des conventions fondamentales de l'OIT, telles que définies dans la Déclaration de l'OIT sur les principes et droits fondamentaux au travail.
Bien-être animal
MillerKnoll s'engage à assurer le traitement éthique des animaux sur l'ensemble de sa chaîne d'approvisionnement mondiale. Nous nous efforçons de nous approvisionner en matières d'origine animale auprès d'élevages qui respectent des pratiques de bien-être animal vérifiées et qui se conforment aux normes internationalement reconnues. Cinq libertés fondamentales des animaux :
L'absence de faim et de soif
L'absence de stress et d'inconfort
L'absence de douleur, de lésions ou de maladie
La liberté d'exprimer un comportement naturel
L'absence de peur et de détresse
Nous encourageons nos fournisseurs à utiliser des matériaux d'origine animale certifiés selon des normes reconnues de respect du bien-être animal ou des cadres tiers équivalents qui garantissent un traitement éthique, la traçabilité et la conformité de la chaîne d'approvisionnement, et nous collaborons avec eux à cet effet.
MillerKnoll encourage l'amélioration continue, la transparence et des pratiques d'élevage responsables, qui favorisent le bien-être de l'animal et des écosystèmes sans déforestation. Nous attendons de nos fournisseurs qu'ils en fassent de même.
Minéraux des conflits
MillerKnoll s'engage à ne pas s'approvisionner en minéraux des conflits provenant de zones interdites. Les fournisseurs doivent se conformer à la politique de MillerKnoll concernant les minéraux des conflits, disponible à l'adresse suivante : millerknoll.com/legal/policy-regarding-conflict-minerals. En outre, à la demande de MillerKnoll, le fournisseur devra fournir une attestation indiquant si des minéraux des conflits sont présents dans les matériaux concernés et d'autres marchandises, et, le cas échéant, identifier les minéraux spécifiques, le lieu d'extraction et toute autre information nécessaire pour satisfaire aux exigences de déclaration des minéraux des conflits.
Gouvernance et transparence
MillerKnoll attend de ses fournisseurs qu'ils exercent leurs activités dans le respect des normes éthiques les plus élevées et conformément aux lois et réglementations applicables. Les fournisseurs doivent se conformer à ces exigences dans chacun des domaines suivants :
Pratiques commerciales équitables
Les fournisseurs ne doivent pas conclure des ententes illicites, s'entendre sur la fixation des prix, procéder à de la discrimination par les prix ou s'adonner à d'autres pratiques commerciales déloyales enfreignant les lois antitrust.
Corruption, pots-de-vin et fraude
Aucun fonds ni actif du fournisseur ne doit être versé, prêté ou autrement distribué à titre de pots-de-vin, de commissions occultes ou tout autre paiement destinés à influencer ou à compromettre la conduite de MillerKnoll.
Loi sur les pratiques de corruption à l'étranger
Bien que les lois et les coutumes varient à travers le monde, tous les fournisseurs doivent se conformer aux exigences légales étrangères, aux lois des États-Unis et aux lois locales applicables aux opérations à l'étranger, y compris la loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger. La loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger interdit généralement d'offrir quoi que ce soit de valeur à des fonctionnaires de gouvernements étrangers, à des partis politiques étrangers, à des responsables de partis ou à des candidats à une fonction publique dans le but d'obtenir ou de conserver des marchés.
Lutte contre la corruption et la fraude
Dans le cadre de notre engagement à assurer une gouvernance d’entreprise forte et à respecter les normes les plus élevées en matière de comportement éthique, nous respectons toutes les lois anti-corruption partout où nous opérons et refusons tout acte de corruption. MillerKnoll interdit de recevoir ou proposer des pots-de-vin, commissions occultes ou tout autre type d’avantage préférentiel inapproprié dans le cadre de notre activité. Un pot-de-vin peut inclure le fait de donner à une personne ou entité ou d'accepter d'une personne ou d'une entité tout objet ou geste de valeur (par exemple, de l’argent liquide, des cartes-cadeaux, des gratifications, des dessous-de-table, des remises non autorisées, des repas, des divertissements, des voyages, des faveurs, des prêts, des contributions ou des dons) dans le but d’obtenir un avantage commercial indu ou de promouvoir de manière inappropriée nos intérêts commerciaux. Nous n’autorisons pas non plus d’autres personnes ou entités à offrir des pots-de-vin, commissions occultes ou avantages indus en notre nom. Nous agissons toujours avec intégrité, quelles que soient les coutumes locales ou les pratiques du secteur, et nous attendons de nos fournisseurs qu'ils en fassent de même.
Cadeaux, dons et divertissements
Offrir et accepter des cadeaux et des divertissements peut contribuer à renforcer nos relations commerciales avec nos clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux. Toutefois, aucun cadeau, aucune faveur ou aucun divertissement ne doit être accepté(e) ou offert(e) s’il/elle oblige, ou semble obliger, son destinataire ou s’il/elle peut être perçu(e) comme une tentative d’influencer une décision équitable. Les cadeaux et les divertissements doivent toujours être raisonnables, de bon goût et adaptés à la situation. Nous n’offrons, ne donnons ni n’acceptons jamais d’argent liquide ou d’équivalents d’argent liquide dans le cadre d’une relation commerciale, et tout cadeau ou divertissement offert ou reçu doit respecter toutes les lois et réglementations applicables.
Droits de propriété intellectuelle
Les fournisseurs doivent respecter les droits de propriété intellectuelle d'autrui, notamment ceux de MillerKnoll et de ses partenaires commerciaux. Les fournisseurs sont tenus de prendre les mesures appropriées pour protéger et préserver la confidentialité des informations exclusives de MillerKnoll et de n'utiliser ces informations strictement qu'aux fins spécifiées par MillerKnoll. Les fournisseurs ont l'obligation de respecter tous les brevets, marques de commerce et droits d'auteur de MillerKnoll et de se conformer à toutes les exigences relatives à leur utilisation, telles qu'elles ont été définies par MillerKnoll. Les fournisseurs ne sont pas autorisés à transmettre des informations confidentielles ou exclusives de MillerKnoll via Internet, sauf si ces informations sont chiffrées conformément aux normes minimales définies par MillerKnoll.
Protection des données et sécurité
Les fournisseurs doivent maintenir des contrôles de cybersécurité appropriés, des mesures de protection des données et des pratiques de gestion des risques afin de protéger à la fois leurs systèmes, leurs données et leurs opérations, mais aussi, plus largement, la sécurité et la résilience de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement de MillerKnoll.
Conformité commerciale
En tant que fabricant mondial, nous transportons chaque jour des produits, fournitures et matières premières vers et depuis des pays du monde entier. Ce faisant, nous respectons toutes les lois, règles et réglementations qui régissent ces activités dans tous les pays où nous exerçons nos activités. Les fournisseurs sont tenus d'en faire autant.
Les fournisseurs doivent se conformer à toutes les sanctions économiques ou embargos commerciaux adoptés par les États-Unis, l'UE et/ou le Royaume-Uni. Nous attendons de nos fournisseurs qu'ils respectent les obligations applicables en matière d'exportation et d'importation, les réglementations anti-boycott, les sanctions économiques et autres lois, réglementations, politiques et procédures commerciales applicables, quel que soit leur lieu d'activité.
Les fournisseurs ne doivent pas participer, directement ou indirectement, à des activités terroristes, ni les soutenir. Ni les fournisseurs, ni aucune de leurs filiales ou dirigeants et administrateurs ne doivent figurer sur les listes de terroristes ou d'organisations terroristes établies par le gouvernement des États-Unis ou tout autre organisme national ou international.
Sollicitations émanant des fournisseurs
Tous les fournisseurs doivent se conformer à toutes les directives émises par MillerKnoll concernant l'accès aux installations, aux bureaux et aux employés de MillerKnoll. Aucun fournisseur ne doit utiliser les systèmes informatiques de MillerKnoll, y compris son système de messagerie électronique et son site Internet, dans le but d'envoyer des messages électroniques non sollicités à la communauté MillerKnoll. Les fournisseurs doivent obtenir une autorisation écrite préalable du service de gestion des approvisionnements MillerKnoll pour organiser des salons professionnels, présenter des produits, utiliser les ressources de MillerKnoll (par exemple, les panneaux d'affichage) ou contacter par téléphone les services de MillerKnoll sans y avoir été invités.
Surveillance et conformité
Il incombe aux fournisseurs de veiller à leur respect du présent Code de conduite des fournisseurs et aux exigences légales applicables, et de s'assurer que leurs propres fournisseurs s'y conforment également. Si un fournisseur identifie des cas de non-conformité, il s'engage à en informer le service de gestion des approvisionnements de MillerKnoll et à lui faire part de ses intentions quant aux mesures à prendre pour remédier à de telles non-conformités.
MillerKnoll ou ses représentants peuvent entreprendre des activités de surveillance pour confirmer la conformité du fournisseur au présent Code de conduite des fournisseurs, notamment des inspections sur site des installations, l'utilisation de questionnaires ou de bulletins de notes, l'examen des informations publiques disponibles ou d'autres mesures nécessaires pour évaluer la conformité du fournisseur. Le fournisseur consent à ces inspections sur site et les facilitera à la demande de MillerKnoll.
Le Code de conduite des fournisseurs interdit le recours au travail forcé et au travail des enfants. Chaque fournisseur direct est évalué au moment de sa sélection quant à son respect du Code de conduite des fournisseurs, et certifie annuellement son respect dudit Code et de notre politique en matière de travail forcé et de travail des enfants. Dans le cadre de leurs examens périodiques standard, les services de gestion des approvisionnements de MillerKnoll s'enquièrent du respect par les fournisseurs de la politique de MillerKnoll en matière de travail forcé et de travail des enfants, et les fournisseurs sont soumis à un audit pour vérifier leur conformité. MillerKnoll effectue chaque année un nombre limité d'audits de conformité des fournisseurs, en faisant appel à la fois à son personnel interne et à des auditeurs indépendants tiers. Le non-respect de ce Code de conduite des fournisseurs peut entraîner la limitation, la suspension ou la résiliation de la relation commerciale du fournisseur avec MillerKnoll.