Codice di condotta per i fornitori
Introduzione
MillerKnoll, Inc. e le sue consociate e affiliate (collettivamente, MillerKnoll) si impegnano a condurre la propria attività in modo etico, legale, ecologicamente sostenibile e socialmente responsabile. Siamo mossi da uno scopo condiviso: il design per il bene dell'umanità. Questo scopo riflette il nostro desiderio di sfruttare il potere del design per migliorare la vita, che si tratti di quella dei nostri clienti, dei nostri collaboratori o dei membri delle comunità in cui viviamo e lavoriamo.
MillerKnoll si aspetta che i suoi fornitori condividano l'impegno a creare un mondo migliore, supportando il suo obiettivo di ridurre gli sprechi, utilizzare le risorse in modo responsabile, sostenere i diritti dei lavoratori e promuovere il benessere dei lavoratori e della comunità. MillerKnoll è convinta che partnership basate sulla trasparenza, la collaborazione e il rispetto reciproco siano fondamentali per far sì che ciò accada. Pertanto, ha stilato il presente Codice di condotta per i fornitori allo scopo di identificare i requisiti minimi per stabilire e mantenere un rapporto commerciale con MillerKnoll. Su richiesta di MillerKnoll, i fornitori dovranno produrre la documentazione scritta delle azioni intraprese per dimostrare l'adempimento dei requisiti identificati nel presente Codice di condotta.
Applicabilità e ambito
Il presente Codice di condotta per i fornitori si applica ai fornitori di tutti i brand MillerKnoll, inclusi, in via esemplificativa, quelli mostrati qui.
MillerKnoll rispetta tutte le leggi, i codici o i regolamenti applicabili dei paesi, degli stati e delle località in cui opera e si aspetta che i suoi fornitori facciano lo stesso. Sono inclusi, in via esemplificativa: UK Modern Slavery Act, Transparency in Supply Chains Act in California, Uyghur Forced Labor Prevention Act, Fighting Against Forced Labour and Child Labour in Supply Chains Act in Canada, Foreign Corrupt Practices Act e il UK Bribery Act.
I fornitori MillerKnoll sono inoltre tenuti a rispettare le politiche e le procedure pubblicate da MillerKnoll, reperibili sul nostro sito Web dell'azienda: Politiche legali | MillerKnoll. Sono inclusi, in via esemplificativa: Politica MillerKnoll su ambiente, salute e sicurezza, Politica globale MillerKnoll per la tutela delle foreste, Politica di gestione delle sostanze chimiche e Politica sui "conflict minerals".
Il presente Codice di condotta per i fornitori è una dichiarazione generale delle aspettative di MillerKnoll nei confronti dei fornitori. Non sostituisce né annulla alcun accordo o obbligo esistente del fornitore e va considerato in aggiunta e unitamente a qualsiasi obbligo del fornitore, come stabilito nei seguenti documenti:
Richieste di offerta o altra sollecitazione.
Accordi stipulati da e tra MillerKnoll e il fornitore.
In caso di conflitto o incoerenza tra il presente Codice di condotta per i fornitori e qualsiasi documento di sollecitazione MillerKnoll o accordo applicabile, prevarranno i termini della sollecitazione o accordo di MillerKnoll.
Il presente Codice di condotta per i fornitori non prevede esclusioni o eccezioni.
Porre domande e segnalare preoccupazioni
Per qualsiasi dubbio o domanda riguardante il presente Codice di condotta per i fornitori, puoi rivolgerti al Supply Management Department di MillerKnoll. Per condividere le tue preoccupazioni in modo riservato, visita il sito della nostra hotline per l'etica e la conformità all'indirizzo millerknoll.ethicspoint.com. La hotline di MillerKnoll per l'etica e la conformità è una risorsa esterna riservata gestita da una società indipendente, NAVEX Global. È aperta 24 ore al giorno, sette giorni su sette ed è disponile nelle lingue locali.
Diritti umani e lavoro equo
Ci impegniamo a sostenere i diritti umani fondamentali e crediamo che tutti gli esseri umani debbano essere trattati con dignità, equità e rispetto, in conformità alla Dichiarazione universale dei diritti umani delle Nazioni Unite. MillerKnoll non utilizza né tollera il ricorso al lavoro forzato, involontario o minorile, ripudia la tratta di esseri umani e non tollera alcun altro individuo o organizzazione che lo faccia. Rispettiamo tutti gli standard, le leggi, le norme, i regolamenti e le politiche in materia di lavoro e occupazione applicabili nelle giurisdizioni in cui operiamo, comprese le leggi e i regolamenti su salari e orari di lavoro. Ci aspettiamo che i nostri fornitori siano conformi a tali requisiti in ciascuna delle seguenti aree:
Lavoro scelto liberamente
I fornitori non devono ricorrere al lavoro forzato, sia sotto forma di lavoro carcerario, che sotto forma di lavoro debitorio, vincolato, involontario o di altro tipo.
Divieto di impiego di lavoro minorile
I fornitori non devono ricorrere al lavoro minorile e devono rispettare le leggi e i requisiti minimi locali sull'età lavorativa o gli standard dell'Organizzazione internazionale del lavoro (ILO).
Salari minimi
I fornitori devono fornire salari per il lavoro regolare e straordinario e benefit che soddisfino o superino i requisiti di legge.
Orario di lavoro
I fornitori non dovranno chiedere ai lavoratori di lavorare oltre le ore massime di lavoro giornaliero stabilite dalle leggi locali.
Divieto di maltrattamenti o di trattamento disumano
I fornitori devono trattare tutti i dipendenti con dignità e rispetto. In nessun caso i lavoratori del fornitore dovranno essere oggetto di minacce di violenza, punizioni fisiche, confinamento o altre forme di molestie o abusi fisici, sessuali, psicologici o verbali.
Divieto di discriminazione
I fornitori non potranno esercitare discriminazioni nelle pratiche di assunzione e di impiego per motivi di razza, religione, età, nazionalità, origine sociale o etnica, orientamento sessuale, sesso, identità o espressione di genere, stato civile, gravidanza, affiliazione politica, disabilità o qualsiasi altra condizione vietata dalla legge.
Libertà di associazione
I fornitori devono riconoscere e rispettare i diritti dei propri lavoratori di organizzarsi in sindacati in conformità alle leggi sul lavoro locali e alle prassi consolidate.
Pratiche di prevenzione e salute negli ambienti di lavoro
I fornitori sono tenuti a garantire ai propri dipendenti un ambiente di lavoro sicuro e salubre, al fine di prevenire infortuni e danni alla salute derivanti da, legati a, o che si verificano nel corso del lavoro o come risultato dell'attività del fornitore. I fornitori dovranno, tra l'altro, garantire:
Formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
Un sistema per la segnalazione di infortuni e malattie.
Cure mediche e/o risarcimenti ai lavoratori che subiscono infortuni/malattie a causa del lavoro svolto per il fornitore.
Misure di sicurezza per i macchinari e altre misure di protezione, tra cui i dispositivi di protezione individuale (DPI), per prevenire infortuni/malattie a carico dei lavoratori.
Impianti puliti e sicuri, incluse uscite di emergenza conformi alle leggi e ai regolamenti locali.
Procedure ed esercitazioni di evacuazione di emergenza, attrezzature antincendio adeguate e libere da ostacoli, kit di pronto soccorso e stazioni di lavaggio oculare adeguati alla struttura.
Pratiche in materia ambientale
I fornitori devono rispettare tutte le leggi e le normative ambientali applicabili alle rispettive operazioni in tutto il mondo. Tali adempimenti comprendono, tra l'altro, i seguenti elementi:
Ottenere e mantenere i permessi ambientali e presentare tempestivamente i rapporti richiesti.
Gestire e smaltire correttamente i materiali pericolosi.
Monitorare, controllare e trattare gli effluenti generati dalle operazioni.
Pratiche forestali responsabili
MillerKnoll si impegna a reperire in modo responsabile i materiali di origine forestale per contribuire a garantire la longevità delle risorse naturali, che sono parte integrante del nostro scopo e della continuità della nostra attività. MillerKnoll si impegna inoltre a rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili che hanno un impatto sui prodotti di origine forestali e sulle pratiche correlate alla propria attività. I fornitori devono dimostrare conformità ai requisiti di legge, tra cui, in via esemplificativa:
Lacey Act, Stati Uniti (16 U.S.C. §§ 3371 -3378).
Toxic Substances Control Act, Stati Uniti, 1976 ("TSCA").
Normativa canadese sulle emissioni di formaldeide dai prodotti in legno composito: SOR/2024-256.
Regolamento europeo (UE) 2023/1464 del 14 luglio 2023, che modifica l'allegato XVII del regolamento (CE) n. 1907/2006.
Regolamento europeo relativo ai prodotti a deforestazione zero ("Regolamento europeo sulla deforestazione", "EUDR") - Regolamento (UE) 2023/1115 del Parlamento europeo e del Consiglio del 31 maggio 2023.
Regolamento europeo relativo al legname ("EUTR") - Regolamento (UE) n. 995/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio del 20 ottobre 2010.
Regolamento britannico del 2013 relativo all'immissione sul mercato di legname e prodotti derivati, modificato a decorrere dal 1° gennaio 2021 ("Regolamento britannico sul legname", "UKTR").
Illegal Logging Prohibition Act, Australia.
Sia Knoll che Herman Miller vantano una lunga tradizione di certificazione Forest Stewardship Council™ (FSC™) che risale al 1995. Oggi MillerKnoll è orgogliosa di proseguire questo rapporto impegnandosi a standardizzare la certificazione FSC lungo tutta la catena di fornitura. I brand del collettivo MillerKnoll realizzano molti prodotti standard con certificazione FSC (FSC-C028824) senza costi aggiuntivi o tempi di consegna prolungati. Pertanto, MillerKnoll si aspetta che i suoi fornitori siano in possesso della certificazione FSC Chain of Custody e siano in grado di fornire materiali e prodotti con certificazione FSC, ove possibile.
I fornitori non devono essere coinvolti in modo diretto o indiretto nelle seguenti attività soggette a restrizioni:
Disboscamento illegale o commercio illecito di legname o prodotti di origine forestale.
Violazione dei diritti tradizionali e umani nel corso di operazioni forestali.
Distruzione di elevati valori di conservazione nel corso di operazioni forestali.
Conversione di porzioni significative di foreste in piantagioni o usi non forestali.
Introduzione di organismi geneticamente modificati nelle operazioni forestali.
Violazione di una qualsiasi delle Convenzioni fondamentali dell'ILO, così come definite nella
Dichiarazione dell'ILO sui principi e i diritti fondamentali nel lavoro.
Benessere degli animali
MillerKnoll si impegna a garantire un trattamento etico degli animali lungo tutta la catena di fornitura globale. Si impegna a reperire materiali di origine animale da allevamenti che seguono pratiche consolidate di benessere animale e rispettano le cinque libertà animali riconosciute a livello internazionale:
Libertà dalla fame e dalla sete
Libertà dai disagi ambientali
Libertà dal dolore, dalle ferite e dalle malattie
Libertà di manifestare comportamenti caratteristici della specie
Libertà dalla paura e dallo stress
Incoraggiamo e collaboriamo con i fornitori affinché utilizzino materiali di origine animale certificati in base a standard riconosciuti in materia di benessere animale o a quadri normativi equivalenti di terze parti che garantiscano un trattamento etico, la tracciabilità e la conformità della catena di fornitura.
MillerKnoll promuove il miglioramento continuo, la trasparenza e pratiche agricole responsabili che supportano il benessere animale ed ecosistemi a deforestazione zero e si aspetta che i propri fornitori facciano lo stesso.
Conflict minerals
MillerKnoll si impegna a non rifornirsi di minerali provenienti da zone di conflitto interdette. I fornitori dovranno rispettare la Politica sui "conflict minerals" di MillerKnoll, disponibile all'indirizzo: millerknoll.com/legal/policy-regarding-conflict-minerals. Dietro richiesta di MillerKnoll, inoltre, il fornitore dovrà fornire un'attestazione della presenza di "conflict minerals" in materiali e altri beni applicabili; nel qual caso, il fornitore dovrà identificare i minerali specifici e il luogo di estrazione, oltre a fornire altre informazioni necessarie per soddisfare i requisiti di segnalazione dei minerali provenienti da zone di conflitto.
Governance e trasparenza
MillerKnoll si aspetta che i suoi fornitori conducano le loro attività secondo i più alti standard di comportamento etico e in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili e che siano conformi a tali requisiti in ciascuna delle seguenti aree:
Pratiche commerciali eque
I fornitori non devono prendere parte a gare d'appalto collusive, attività di fissazione dei prezzi, azioni di discriminazione di prezzo o altre pratiche commerciali sleali e contrarie alle leggi antitrust.
Corruzione, tangenti e frode
Nessun fondo o bene del fornitore dovrà essere pagato, prestato o altrimenti erogato a titolo di tangente, bustarella o altro pagamento volto a influenzare o compromettere la condotta di MillerKnoll.
Foreign Corrupt Practices Act
Benché leggi e consuetudini varino da un paese all'altro, tutti i fornitori devono rispettare i requisiti legali dei paesi terzi e degli Stati Uniti, nonché le leggi locali che si applicano alle operazioni all'estero, tra cui il Foreign Corrupt Practices Act (Legge sulle pratiche di corruzione all'estero). Tale legge vieta in generale di offrire un corrispettivo di valore a funzionari pubblici stranieri, a partiti politici stranieri, a funzionari di partito o a candidati a cariche pubbliche allo scopo di ottenere o mantenere un'attività commerciale.
Leggi anti-concussione e anti-corruzione
Il nostro impegno verso una solida governance aziendale e il mantenimento dei più elevati standard di comportamento etico include il rispetto di tutte le leggi anti-corruzione in ogni paese in cui operiamo e la garanzia di agire in modo sempre onesto. MillerKnoll non consente la concessione o l'accettazione di tangenti, bustarelle o qualsiasi altro tipo di vantaggio preferenziale improprio in relazione alla nostra attività. Una tangente può comportare il dare o ricevere qualsiasi oggetto di valore (ad esempio, denaro contante, carte regalo, mance, regali, sconti non autorizzati, pasti, forme di intrattenimento, viaggi, favori, prestiti, contributi o donazioni) a o da una persona o entità al fine di ottenere un vantaggio commerciale improprio o altrimenti promuovere impropriamente i nostri interessi commerciali. Inoltre, non consentiamo ad altri individui o entità di offrire tangenti, bustarelle o benefici impropri per nostro conto. Operiamo sempre con integrità, indipendentemente dalle usanze locali o dalle pratiche del settore, e ci aspettiamo che i nostri fornitori facciano lo stesso.
Regali, donazioni e forme di intrattenimento
Offrire e accettare regali e forme di intrattenimento può contribuire a rafforzare i nostri rapporti commerciali con i clienti, i fornitori e gli altri partner commerciali. Tuttavia, nessun regalo, favore o forma di intrattenimento deve essere accettato o offerto qualora comporti, o sembri comportare, un obbligo per il destinatario, oppure possa essere percepito come un tentativo di influenzare un giudizio imparziale. I regali e le forme di intrattenimento devono sempre essere di entità modesta, di buon gusto e consoni alla situazione. Non offriamo, diamo o accettiamo mai denaro o equivalenti nell'ambito di alcun rapporto commerciale, e qualsiasi regalo o forma di intrattenimento offerto o ricevuto deve essere conforme a tutte le leggi e i regolamenti applicabili.
Diritti di proprietà intellettuale
I fornitori dovranno rispettare i diritti di proprietà intellettuale altrui, in particolare di MillerKnoll e dei suoi partner commerciali. I fornitori sono tenuti ad adottare le misure appropriate per salvaguardare e conservare le informazioni riservate e proprietarie di MillerKnoll e a utilizzare tali informazioni solo per le finalità specificate da MillerKnoll. I fornitori devono osservare e rispettare tutti i brevetti, i marchi e i diritti d'autore di MillerKnoll e soddisfare tutti i requisiti relativi al loro utilizzo stabiliti da MillerKnoll. I fornitori non possono trasmettere informazioni riservate o proprietarie di MillerKnoll via Internet a meno che tali informazioni non siano criptate in conformità agli standard minimi stabiliti da MillerKnoll.
Sicurezza e protezione dei dati
I fornitori sono tenuti a garantire adeguati controlli di sicurezza informatica, misure di protezione dei dati e pratiche di gestione dei rischi al fine di proteggere i propri sistemi, dati e operazioni, nonché la sicurezza e la resilienza dell'intera catena di fornitura MillerKnoll.
Conformità commerciale
In qualità di produttore globale, trasportiamo ogni giorno prodotti, forniture e materie prime da e verso paesi di tutto il mondo. Nel fare ciò, rispettiamo tutte le leggi, le norme e i regolamenti che governano queste attività in tutti i Paesi in cui operiamo. Ci aspettiamo che i nostri fornitori facciano lo stesso.
I fornitori devono attenersi a tutte le sanzioni economiche o agli embargo commerciali adottati dagli Stati Uniti, dall'Unione europea e/o dal Regno Unito. MK si aspetta che i suoi fornitori rispettino gli obblighi di esportazione e importazione, le normative antiboicottaggio, le sanzioni economiche e le altre leggi, normative, politiche e procedure commerciali applicabili, ovunque essi operino.
I fornitori non devono partecipare né sostenere, direttamente o indirettamente, alcuna attività terroristica. Né i fornitori né le rispettive società affiliate, i funzionari o gli amministratori, devono essere inclusi in elenchi di terroristi o di organizzazioni terroristiche compilati dal governo degli Stati Uniti o da altri organismi nazionali o internazionali.
Sollecitazioni da parte dei fornitori
Tutti i fornitori sono tenuti a rispettare tutte le linee guida emesse da MillerKnoll in merito all'accesso alle strutture, agli uffici e ai dipendenti di MillerKnoll. Nessun fornitore potrà utilizzare il sistema informatico di MillerKnoll, compreso il sistema di posta elettronica e il sito Internet, allo scopo di inviare messaggi di posta elettronica non richiesti alla community MillerKnoll. Prima di organizzare fiere commerciali, presentare prodotti, utilizzare le risorse MillerKnoll (ad esempio, le bacheche) o fare telefonate non richieste ai reparti di MillerKnoll, i fornitori devono ottenere l'autorizzazione scritta del Supply Management Department di MillerKnoll.
Monitoraggio e conformità
I fornitori sono tenuti a garantire la conformità al presente Codice di condotta per i fornitori e ai requisiti di legge applicabili, nonché a garantire la conformità dei propri fornitori. Qualora un fornitore identifichi aree di non conformità, accetta di informare il Supply Management Department di MillerKnoll in merito ai suoi piani per porre rimedio a tali non conformità.
MillerKnoll o i relativi rappresentanti possono intraprendere attività di monitoraggio per verificare la conformità del fornitore al presente Codice di condotta per i fornitori, comprese ispezioni in loco delle strutture, uso di questionari o schede di valutazione, revisione delle informazioni disponibili pubblicamente o altre misure necessarie per valutare le prestazioni del fornitore. Il fornitore acconsente a queste ispezioni in loco e le faciliterà su richiesta di MillerKnoll.
Il Codice di condotta dei fornitori vieta il ricorso al lavoro forzato e minorile. Ogni fornitore diretto viene valutato al momento della selezione per la sua conformità al Codice di condotta per i fornitori e dovrà certificare annualmente tale conformità al Codice di condotta per i fornitori e alla nostra politica sul lavoro forzato e minorile. Nell'ambito delle revisioni periodiche standard, i Supply Management Department di MillerKnoll si informano sulla conformità dei fornitori alla politica aziendale in materia di lavoro forzato e minorile e i fornitori sono soggetti a controlli per verificare tale conformità. Ogni anno MillerKnoll conduce un numero limitato di controlli sulla conformità dei fornitori, avvalendosi sia di personale interno che di revisori indipendenti di terze parti. Il mancato rispetto del presente Codice di condotta per i fornitori può comportare la limitazione, la sospensione o la cessazione del rapporto commerciale del fornitore con MillerKnoll.