Gedragscode voor leveranciers
Introductie
MillerKnoll, Inc., en zijn dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (gezamenlijk 'MillerKnoll') stellen zich ten doel hun bedrijfsactiviteiten uit te voeren op een manier die ethisch en sociaal verantwoord, wettig en duurzaam voor het milieu is. Wij laten ons leiden door ons gemeenschappelijke doel: Design ten dienste van de mensheid. Dit doel weerspiegelt onze wens om de kracht van ontwerp te benutten om levens te verbeteren, of dat nu het leven is van onze klanten, van onze medewerkers of van de mensen in de gemeenschappen waar we werken en leven.
MillerKnoll verwacht van zijn leveranciers dat zij zich ook verbinden tot het creëren van een Betere Wereld, door het ondersteunen van onze doelen voor het verminderen van afval, verantwoord gebruik van grondstoffen en de rechten van arbeiders, en door het bevorderen van het welzijn van zijn werknemers en de gemeenschap. Wij geloven dat partnerschappen die gebaseerd zijn op transparantie, samenwerking en wederzijds respect van essentieel belang zijn om dit te bereiken. Daartoe heeft MillerKnoll een Gedragscode voor leveranciers opgesteld die de minimumvereisten noemt die nodig zijn voor het tot stand brengen en onderhouden van een zakelijke relatie met MillerKnoll. Op verzoek van MillerKnoll zullen leveranciers schriftelijke documentatie overleggen over acties die zijn ondernomen, om bewijs te leveren dat is voldaan aan de vereisten die in deze Gedragscode voor leveranciers worden genoemd.
Toepasbaarheid en bereik
Deze gedragscode voor leveranciers is van toepassing op leveranciers van alle MillerKnoll-merken, inclusief maar niet beperkt tot de hier getoonde merken. hier.
MillerKnoll voldoet aan alle toepasselijke wetten, codes en voorschriften van de landen, staten en gemeenten waarin het actief is. Wij verwachten van onze leveranciers dat zij hetzelfde doen. Dit is inclusief, maar niet beperkt tot: De Britse Modern Slavery Act, de California Transparency in Supply Chains Act, de Uyghur Forced Labor Prevention Act, de Canadese Fighting Against Forced Labour and Child Labour in Supply Chains Act, de Foreign Corrupt Practices Act en de Britse Bribery Act.
Leveranciers van MillerKnoll moeten zich ook houden aan het gepubliceerde beleid en de procedures van MillerKnoll. Deze zijn te vinden op onze website: Juridisch beleid | MillerKnoll. Dit is inclusief, maar niet beperkt tot: MillerKnoll-beleid inzake milieu, gezondheid en veiligheid, MillerKnoll-beleid inzake wereldwijde bosbescherming, beleid inzake chemisch beheer en beleid inzake conflictmineralen.
Deze gedragscode voor leveranciers is een algemene verklaring van de verwachtingen van MillerKnoll ten aanzien van leveranciers. Deze overeenkomst vervangt niet en komt niet in de plaats van bestaande leveranciersovereenkomsten of -verplichtingen, en dient te worden gelezen als aanvulling op en in samenhang met alle leveranciersverplichtingen zoals uiteengezet in elk van de volgende documenten:
Verzoeken om voorstellen of andere aanbestedingsdocumenten.
Overeenkomsten tussen MillerKnoll en de leverancier.
In het geval van een conflict of inconsistentie tussen deze Gedragscode voor leveranciers en een MillerKnoll-aanbestedingsdocument of een toepasselijke overeenkomst, zijn de voorwaarden van de MillerKnoll-aanbesteding of -overeenkomst bepalend.
Er zijn geen uitsluitingen of uitzonderingen op deze Gedragscode voor leveranciers.
Vragen stellen en kwesties melden
Voor vragen of opmerkingen over deze gedragscode voor leveranciers kunt u contact opnemen met uw MillerKnoll Supply Management-afdeling. Ga naar onze Ethics and Compliance-hotline voor toegang tot een beveiligde site waar u kwesties kunt melden. Deze vindt u op millerknoll.ethicspoint.com. De Ethics and Compliance-hotline van MillerKnoll is een vertrouwelijke externe instantie die wordt beheerd door een onafhankelijk bedrijf, NAVEX Global. Deze service is 24 uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar in meerdere talen.
Mensenrechten en eerlijke arbeidsomstandigheden
Wij zeggen toe dat wij fundamentele mensenrechten respecteren en vinden dat alle mensen behandeld moeten worden met waardigheid, eerlijkheid en respect, in overeenstemming met de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties. MillerKnoll maakt geen gebruik van gedwongen of onvrijwillige arbeid of kinderarbeid en keurt gebruik ervan ook niet goed, noch zijn wij betrokken bij mensenhandel. Wij tolereren ook geen enkele andere persoon of organisatie die dit wel doet. In alle rechtsgebieden waar wij actief zijn, leven wij alle toepasselijke normen, wetten, regels, voorschriften en beleid voor arbeid en werkgelegenheid na, met inbegrip van de wet- en regelgeving betreffende lonen en werktijden. Van leveranciers wordt verwacht dat zij voldoen aan de eisen op elk van de volgende gebieden:
Vrij gekozen dienstverband
Leveranciers mogen geen gebruik maken van gedwongen arbeid, ongeacht of dit de vorm heeft van gevangenisarbeid, contractarbeid, dwangarbeid, onvrijwillige arbeid of anderszins.
Geen kinderarbeid
Leveranciers mogen geen gebruik maken van kinderarbeid en moeten voldoen aan de lokale wetgeving en vereisten voor de minimumleeftijd voor werkenden of aan de normen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO).
Minimumlonen
Leveranciers moeten een loon voor regulier werk en overwerk betalen, evenals secundaire arbeidsvoorwaarden die voldoen aan of hoger zijn dan de wettelijke vereisten.
Werkuren
Leveranciers mogen van werknemers niet verlangen dat zij meer uren per dag werken dan het maximale aantal uren dat is vastgesteld in de plaatselijke wetgeving.
Geen harde, onmenselijke behandeling of misbruik
Leveranciers moeten elke werknemer met waardigheid en respect behandelen. In geen geval mogen werknemers van Leverancier worden blootgesteld aan bedreigingen met geweld, fysieke straffen, opsluiting of andere vormen van fysieke, seksuele, psychologische of verbale intimidatie of mishandeling.
Geen discriminatie
Leveranciers mogen bij het aannemen en tewerkstellen van personeel niet discrimineren op grond van ras, religie, leeftijd, nationaliteit, sociale of etnische afkomst, seksuele geaardheid, geslacht, genderidentiteit of -expressie, burgerlijke staat, zwangerschap, politieke overtuiging, handicap of op enige andere grond die bij wet verboden is.
Vrijheid van vereniging
Leveranciers moeten de rechten van hun werknemers om zich te organiseren in vakbonden erkennen en respecteren, in overeenstemming met de lokale arbeidswetgeving en gevestigde praktijken.
Gezondheids- en veiligheidspraktijken
Leveranciers moeten hun werknemers een veilige en gezonde werkomgeving bieden om ongevallen en gezondheidsschade te voorkomen die voortvloeien uit, verband houden met of optreden tijdens het werk of als gevolg van de activiteiten van de leverancier. Leveranciers moeten onder meer het volgende leveren:
Opleiding op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk.
Een systeem voor het melden van verwondingen en ziektes.
Medische behandeling en/of compensatie voor gewonde/zieke werknemers als gevolg van het werken voor de leverancier.
Machinebeveiliging en andere beschermende maatregelen, waaronder PBM (persoonlijke beschermingsmiddelen), om letsel/ziekte bij werknemers te voorkomen.
Schone en veilige voorzieningen, inclusief nooduitgangen, die voldoen aan de lokale wet- en regelgeving.
Noodprocedures en -oefeningen voor evacuatie, voldoende brandblusapparatuur die vrij is van obstakels, en EHBO-koffers en oogspoelstations, indien van toepassing op de faciliteit.
Milieupraktijken
Leveranciers moeten voldoen aan alle milieuwetten en -regelgeving die van toepassing zijn op hun activiteiten wereldwijd. Tot een dergelijke naleving behoren onder meer de volgende punten:
Het verkrijgen en behouden van milieuvergunningen en het tijdig indienen van de vereiste rapportages.
Correcte behandeling en verwijdering van gevaarlijke stoffen.
Het monitoren, beheersen en behandelen van lozingen die tijdens de bedrijfsvoering ontstaan.
Verantwoorde bosbouwpraktijken
MillerKnoll streeft ernaar om op verantwoorde wijze bosbouwmaterialen te winnen. Zo zorgen we ervoor dat onze natuurlijke hulpbronnen lang meegaan. Deze hulpbronnen zijn essentieel voor ons doel en de continuïteit van ons bedrijf. MillerKnoll streeft er bovendien naar om te voldoen aan alle toepasselijke wetten en regels die betrekking hebben op bosproducten en -praktijken die verband houden met de activiteiten van MillerKnoll. Leveranciers moeten aantonen dat zij voldoen aan de wettelijke vereisten, waaronder maar niet beperkt tot:
Amerikaanse Lacey Act (16 U.S.C. §§ 3371 -3378).
Amerikaanse Toxic Substances Control Act van 1976 ('TSCA').
Canadese regelgeving inzake formaldehyde-emissies van samengestelde houtproducten: SOR/2024-256.
Verordening (EU) 2023/1464 van 14 juli 2023 tot wijziging van bijlage XVII bij Verordening (EG) nr. 1907/2006.
EU-verordening inzake ontbossingsvrije producten ('EU-ontbossingsverordening', 'EUDR') – Verordening (EU) 2023/1115 van het Europees Parlement en de Raad van 31 mei 2023.
EU-houtverordening ('EUTR') – Verordening (EU) nr. 995/2010 van het Europees Parlement en de Raad van 20 oktober 2010.
Regelgeving van 2013 inzake het op de markt brengen van hout en houtproducten van het Verenigd Koninkrijk, zoals gewijzigd per 1 januari 2021 ('UK Timber Regulations', 'UKTR').
Australische wet ter verbod op illegale houtkap.
Zowel Knoll als Herman Miller hebben een lange geschiedenis van Forest Stewardship Council™ (FSC™)-certificering die teruggaat tot 1995. MillerKnoll zet deze relatie vandaag de dag voort door te werken aan de standaardisatie van FSC-certificering in de gehele toeleveringsketen. Merken binnen het MillerKnoll-collectief bieden veel standaardproducten aan met FSC-certificering (FSC-C028824) zonder meerkosten of langere levertijden. Daarom verwacht MillerKnoll van zijn leveranciers dat zij over een FSC Chain of Custody-certificering beschikken en, waar mogelijk, FSC-gecertificeerde materialen en producten leveren.
Leveranciers mogen niet direct of indirect betrokken zijn bij de volgende beperkte activiteiten:
Illegale houtkap of handel in illegaal hout of bosproducten.
Schending van traditionele rechten en mensenrechten in de bosbouw.
Vernietiging van hoge natuurbehoudswaarden in bosbouwactiviteiten.
Aanzienlijke omzetting van bossen naar plantages of niet-bosgebruik.
Introductie van genetisch gemodificeerde organismen in bosbouwactiviteiten.
Schending van een van de kernverdragen van de ILO, zoals gedefinieerd in de ILO-verklaring
over fundamentele principes en rechten op het werk.
Dierenwelzijn
MillerKnoll zet zich in voor de ethische behandeling van dieren in onze wereldwijde toeleveringsketen. Wij streven ernaar om dierlijke materialen te betrekken van boerderijen die geverifieerde praktijken voor dierenwelzijn volgen en de internationaal erkende normen naleven. Vijf dierenvrijheden:
Vrijheid van honger en dorst
Vrijheid van ongemak
Vrijheid van pijn, letsel of ziekte
Vrijheid om natuurlijk gedrag te uiten
Vrijheid van angst en nood
Wij stimuleren en werken samen met leveranciers om dierlijke materialen te gebruiken die zijn gecertificeerd volgens erkende normen voor dierenwelzijn of gelijkwaardige externe kaders die ethische behandeling, traceerbaarheid en naleving van de toeleveringsketen garanderen.
MillerKnoll streeft naar voortdurende verbetering, transparantie en verantwoorde landbouwpraktijken die het dierenwelzijn en ontbossingsvrije ecosystemen ondersteunen. Wij verwachten van onze leveranciers dat zij hetzelfde doen.
Conflictmineralen
MillerKnoll streeft ernaar geen conflictmineralen te winnen uit verboden gebieden. Leveranciers dienen zich te houden aan het beleid van MillerKnoll met betrekking tot conflictmineralen, dat beschikbaar is op: millerknoll.com/legal/policy-regarding-conflict-minerals. Bovendien moet de leverancier, op verzoek van MillerKnoll, een verklaring overleggen waaruit blijkt of er conflictmineralen aanwezig zijn in de toepasselijke materialen en andere goederen. Indien dit het geval is, moet de leverancier de specifieke mineralen, de winningslocatie en andere benodigde informatie vermelden om te voldoen aan de rapportagevereisten voor conflictmineralen.
Bestuur en transparantie
MillerKnoll verwacht van zijn leveranciers dat zij hun zaken doen in overeenstemming met de hoogste normen van ethisch gedrag en met de toepasselijke wet- en regelgeving. Van leveranciers wordt verwacht dat zij voldoen aan deze vereisten op elk van de volgende gebieden:
Eerlijke handelspraktijken
Leveranciers mogen zich niet inlaten met geheime biedingen, prijsafspraken, prijsdiscriminatie of andere oneerlijke handelspraktijken die in strijd zijn met de antitrustwetgeving.
Omkoping, steekpenningen en fraude
Er mogen geen fondsen of activa van de leverancier worden betaald, uitgeleend of op een andere manier worden uitgegeven als steekpenningen, commissies of andere betalingen die bedoeld zijn om het gedrag van MillerKnoll te beïnvloeden of in gevaar te brengen.
Wet op buitenlandse corruptiepraktijken
Hoewel wetten en gebruiken per land verschillen, moeten alle leveranciers voldoen aan de buitenlandse wettelijke vereisten, de Amerikaanse wetgeving en lokale wetten die van toepassing zijn op buitenlandse activiteiten, waaronder de Foreign Corrupt Practices Act. Volgens de Foreign Corrupt Practices Act is het over het algemeen onwettig om iets van waarde te geven aan buitenlandse overheidsfunctionarissen, buitenlandse politieke partijen, partijfunctionarissen of kandidaten voor een openbaar ambt met als doel om zaken te verkrijgen of te behouden.
Wetten ter bestrijding van omkoping en corruptie
In het kader van onze toezegging voor sterk ondernemingsbestuur en gedrag volgens de hoogste ethische normen, leven wij overal waar wij actief zijn alle wetten tegen corruptie na en handelen wij nooit met corrupte bedoelingen. MillerKnoll verbiedt het geven of ontvangen van steekpenningen, smeergeld of andere ongepaste voordelen in verband met onze bedrijfsactiviteiten. Onder steekpenningen verstaan wij het geven of ontvangen van iets van waarde (bijvoorbeeld contant geld, geschenkkaarten, giften, geschenken, smeergeld, ongeautoriseerde kortingen, maaltijden, entertainment, reizen, gunsten, leningen, bijdragen of donaties) aan of van een individu of entiteit, met het doel een ongeoorloofd zakelijk voordeel te verkrijgen of op een andere manier onze zakelijke belangen op ongeoorloofde wijze te bevorderen. Wij staan ook niet toe dat andere personen of entiteiten namens ons steekpenningen, smeergeld of ongepaste voordelen aanbieden. Wij handelen altijd met integriteit, ongeacht lokale gebruiken of branchepraktijken, en wij verwachten hetzelfde van onze leveranciers.
Geschenken, donaties en entertainment
Geschenken en entertainment geven en ontvangen kan helpen onze zakelijke relaties met onze klanten, leveranciers en andere zakenpartners te versterken. U mag echter geen geschenk, gunst of entertainment geven of accepteren als het de ontvanger tot iets verplicht of de schijn wekt dit te doen, of als het kan worden opgevat als een poging om een eerlijke beoordeling te beïnvloeden. Geschenken en entertainment moeten altijd bescheiden en smaakvol zijn en gepast voor de situatie. Wij bieden nooit geld of equivalenten van geld aan als onderdeel van een zakelijke relatie, noch geven of ontvangen wij dit. Alle gegeven of ontvangen geschenken of entertainment moeten voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving.
Intellectuele eigendomsrechten
Leveranciers dienen de intellectuele eigendomsrechten van anderen te respecteren, met name van MillerKnoll en zijn zakenpartners. Leveranciers moeten passende maatregelen nemen om vertrouwelijke en eigendomsinformatie van MillerKnoll te beschermen en te behouden en mogen dergelijke informatie alleen gebruiken voor de doeleinden die MillerKnoll voor gebruik heeft gespecificeerd. Leveranciers dienen alle patenten, handelsmerken en auteursrechten van MillerKnoll in acht te nemen en te respecteren. Ook dienen zij te voldoen aan alle vereisten met betrekking tot het gebruik hiervan, zoals vastgesteld door MillerKnoll. Leveranciers mogen geen vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie van MillerKnoll via het internet verzenden, tenzij deze informatie is gecodeerd in overeenstemming met de minimumstandaarden die door MillerKnoll zijn vastgesteld.
Gegevensbescherming en beveiliging
Leveranciers moeten passende cyberbeveiligingsmaatregelen, gegevensbeschermingsmaatregelen en risicobeheerpraktijken handhaven om zowel hun systemen, gegevens en activiteiten als de beveiliging en veerkracht van de bredere MillerKnoll-toeleveringsketen te beschermen.
Naleving van handelswetten
Wij zijn als producent wereldwijd actief en transporteren daarom dagelijks producten, benodigdheden en grondstoffen van en naar landen over de hele wereld. Daarbij houden wij ons aan alle wetten, regels en voorschriften die van toepassing zijn op deze activiteiten in alle landen waar wij zakendoen. Van leveranciers wordt verwacht dat zij hetzelfde doen.
Leveranciers moeten zich houden aan alle economische sancties en handelsembargo's die door de Verenigde Staten, de EU en/of het Verenigd Koninkrijk zijn aangenomen. Wij verwachten van onze leveranciers dat zij voldoen aan de toepasselijke export- en importverplichtingen, antiboycotregelgeving, economische sancties en andere toepasselijke handelswetten, -regelgeving, -beleid en -procedures, ongeacht waar zij actief zijn.
Leveranciers mogen zich niet direct of indirect bezighouden met terroristische activiteiten of deze ondersteunen. Noch leveranciers, noch hun partners, functionarissen of directeuren mogen voorkomen op een lijst van terroristen of terroristische organisaties die wordt samengesteld door de Amerikaanse overheid of een andere nationale of internationale instantie.
Aanvragen door leveranciers
Alle leveranciers dienen te voldoen aan alle richtlijnen van MillerKnoll met betrekking tot de toegang tot de faciliteiten, kantoren en werknemers van MillerKnoll. Geen enkele leverancier mag het computersysteem van MillerKnoll, met inbegrip van het e-mailsysteem en de internetsite, gebruiken om ongevraagde e-mailberichten te versturen naar de MillerKnoll-community. Leveranciers moeten vooraf schriftelijke toestemming krijgen van de afdeling Supply Management van MillerKnoll om beurzen te organiseren, producten te demonstreren, MillerKnoll-middelen (zoals mededelingenborden) te gebruiken of ongevraagde telefoontjes te plegen naar MillerKnoll-afdelingen.
Controle en naleving
Leveranciers zijn ervoor verantwoordelijk dat zij voldoen aan deze Gedragscode voor leveranciers en de toepasselijke wettelijke vereisten. Zij moeten er ook voor zorgen dat hun leveranciers zich hieraan houden. Indien een leverancier gebieden van niet-naleving constateert, stemt de leverancier ermee in om de MillerKnoll Supply Management-afdeling op de hoogte te stellen van de plannen om dergelijke niet-nalevingen te verhelpen.
MillerKnoll en zijn vertegenwoordigers kunnen controleactiviteiten uitvoeren om te bevestigen dat de leverancier zich aan deze gedragscode voor leveranciers houdt. Dit omvat onder meer inspecties van faciliteiten op locatie, het gebruik van vragenlijsten of rapportkaarten, het bestuderen van openbaar beschikbare informatie of andere maatregelen die nodig zijn om de prestaties van de leverancier te beoordelen. Leverancier stemt in met deze inspecties op locatie en zal deze op verzoek van MillerKnoll faciliteren.
De Gedragscode voor Leveranciers verbiedt het gebruik van gedwongen arbeid en kinderarbeid. Elke directe leverancier wordt bij de selectie beoordeeld op naleving van de gedragscode voor leveranciers en bevestigt jaarlijks zijn naleving van de gedragscode voor leveranciers en ons beleid inzake gedwongen arbeid en kinderarbeid. Als onderdeel van hun standaard periodieke beoordelingen onderzoeken de afdelingen Supply Management van MillerKnoll of leveranciers zich houden aan het beleid van MillerKnoll inzake gedwongen en kinderarbeid. Leveranciers worden onderworpen aan audits om deze naleving te verifiëren. MillerKnoll voert elk jaar een beperkt aantal nalevingsaudits bij leveranciers uit, waarbij zowel intern personeel als onafhankelijke externe auditors worden ingezet. Indien deze gedragscode voor leveranciers niet wordt nageleefd, kan dit leiden tot beperking, opschorting of beëindiging van de zakelijke relatie van de leverancier met MillerKnoll.